Timika,Tabukanews.com. Dalam rangka menertibkan arsip-arsip di sektor pemerintahan, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Mimika menggelar
sosialisasi Jadwal Retensi Arsip bagi masing-masing OPD dan Distrik. Kegiatan diselenggarakan di Aula Hotel Grand Tembaga, Kamis (3/8/2023).

Kegiatan ini dihadiri dibuka oleh Asisten III Bidang Administrasi Umum pada Setda Mimika, Hendritte W. Tandiyono dan dihadiri sejumlah pimpinan OPD di lingkup Pemda Mimika. Adapun Narasumber adalah Abdul Rahman, ST dari Arsip
Nasional Republik Indonesia.

Adapun tujuan Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip ini, adalah untuk menyelamatkan pengelolaan kearsipan agar terciptanya tertib arsip, dan setiap pemerintah daerah harus memiliki jadwal retensi arsip sesuai undang-undang nomor 43 tahun 2009 yang mengatur tentang kearsipan dan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Dalam sambutannya, Hendritte mengatakan, sebagai salah satu wujud kepedulian pemerintah Kabupaten Mimika, dalam rangka menunjang untuk melaksanakan pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia khususnya di bidang kearsipan adalah, dengan memberi bekal dan pengetahuan mengenai jadwal retensi arsip.

Pentingnya arsip dalam kearsipan menjadi tolak ukur keberhasilan pemerintah, terutama dalam perkembangan daerah saat ini. Kearsipan memegang peran yang sangat penting karena para penyelenggara pemerintah, ketika dihadapkan pada suatu persoalan sementara hal tersebut telah lalu, dan berlangsung lama maka yang dilihat adalah arsip.

Lanjut dikatakan, dari berbagai proses penyelenggaraan pemerintahan, arsip yang tersusun tertib, baik dan tersusun dengan rapi tentu akan memudahkan pelaku pemerintahan, dalam melihat dan meninjau kembali pekerjaan dan dokumen yang telah dilakukan.

Oleh karena itu, arsip merupakan bukti autentik dalam konteks penyelenggaraan negara dan sangat penting artinya bagi pemerintah daerah, untuk menerapkan tata tertib yang dinamis di setiap unit kerja serta meningkatkan tertib administrasi dalam mendukung tugas-tugas pemerintah.

Sementara itu, narasumber Arsiparis Ahli Madya dari Arsip Nasional RI, Abdul Rachman kepada awak media mengatakan, Jadwal Retensi Arsip berfungsi untuk menata arsip agar tak menumpuk, termasuk memisahkan dokumen non arsip untuk dimusnahkan.

Dalam proses pemusnahan arsip menurutnya mesti mengikuti prosedur, salah satunya persetujuan bupati dan disaksikan oleh unsur bagian hukum dan pengawasan yakni inspektorat.

"Di situ (pemusnahan) ada berita acara juga ditandatangani baru bisa dimusnahkan. Kemudian dokumen yang dimusnahkan itu bukan yang terkait permasalahan hukum, itu tidak dianjurkan," jelasnya.

Sementara arsip dengan status permanen atau penting dan bernilai sejarah akan diserahkan oleh Pimpinan OPD ke lembaga kearsipan.(**)